Veelgestelde vragen

Van start gaan

Hoe kan ik het logo van mijn onderneming aan het rapport toevoegen?

Log u in op de website www.smartcheckups.com. Klik op "account". Onderaan bij Logo kan u een bestand uploaden. Het logo zal automatisch aan elk rapport op de iPad toegevoegd worden.

Uitvoeren van plaatsbeschrijvingen

Kan ik electronische handtekening van op afstand vragen?

Uiteraard kan u steeds het rapport afdrukken en laten handtekenen door de partijen op papier. U kan de partijen ook digitaal hun handtekening laten zetten. Wat als één van de partijen niet aanwezig is? De aanwezige partij tekent op de iPad in persoon, de andere partij kan later op afstand tekenen op het doorgestuurde document.

Hiervoor dient u een andere app te downloaden, namelijk DocuSign. Dit vindt u gratis via de App Store. Wanneer u het geïnstalleerd heeft, kan u eenvoudig het document in Smart Checkups exporteren naar DocuSign.

Ga naar het rapport in Smart Checkups en klik op 'Opties' in de rechter bovenhoek. Kies voor 'Exporteer Rapport' en duidt 'Open in DocuSign' aan. Wanneer het rapport geopend staat in DocuSign kan u opteren voor 'Get Signature' en nadien voor 'Add a Signer'. Hier kan u de afwezige partij, zijn/haar naam en e-mailadres invullen. De 'Role' die u dient in te vullen is 'Remote Signer'. Zo kan u via DocuSign het rapport verzenden naar de afwezige partij en kan deze digitaal tekenen op afstand.

Hoe kan je snel aan de slag op basis van een vooraf aangemaakte template?

Hoe kan je snel aan de slag op basis van een vooraf aangemaakte template. Stel je wil een plaatsbeschrijving of inspectie doen van een bepaald type pand. Wel, je zou vooraf een template kunnen aanmaken met daarin de meest typische elementen dewelke je verwacht in een dergelijk vastgoed pand. Hoe ga je te werk?

Je kan op het beginscherm van SmartCheckups bovenin de tab "Templates" aanklikken in plaats van "Vastgoed". Nu krijg je typisch al een standaard template te zien. Je kan die standaard template aanpassen door hem te dupliceren, te openen en dan te wijzigen. Een alternatief is om vanaf 0 een nieuwe template op te bouwen, je kiest een naam voor de template, kiest de kamers die beschreven moeten worden en maakt in laatste fase de elementen per kamer aan.
Eens je nu terug naar de tab "Vastgoed" gaat om van daaruit een nieuwe plaatsopname te starten, heb je als laatste keuzeoptie "Selecteer Template". Je kiest je template, en start vanaf nu met de vaste lijst van kamers en elementen.

​Na ingave van alle details van de partijen (eigenaar, huurder, makelaar) komt alleen de naam te staan onder het pand ipv volledig adres.

In het uiteindelijk rapport, zal je merken dat adresgegevens van de partijen wel volledig worden weergegeven.

Foto's die gemaakt zijn, kan ik niet op mijn filmrol terugvinden

Wanneer de foto's niet in de filmrol worden getoond, dan kan je dit via de settings van de applicatie aanpassen. In het eerste scherm van de app, merk je rechtsbovenaan de knop 'settings'. In settings zie je bovenaan de optie 'bewaar foto's in filmrol' en deze optie kan je activeren.

Is het mogelijk om notities/indicaties te maken op een foto in het rapport?

Als je specifiek zaken wil aanduiden op een foto met een pijl/tekst/andere..., kan je het best de app “Skitch” downloaden op je iPad. Je kan dan eigenlijk onmiddellijk na het nemen van de foto op SmartCheckups, de Skitch app opzetten om de foto te bewerken, waarna je de aangepaste foto dan aan het juiste element op SmartCheckups kunt hangen.

Adding comments in the report

When you finalize the report, there is a comment’s section at the beginning of the report, at what stage of the report can you add any comments so they show In the final report?

On https://www.smartcheckups.com/account/placeholders, you can add placeholders. If you want to show an introductory text or other recurring texts such as your general ‘standards and conditions’ in your reports, you can copy paste that content there, and after a reboot of your ipad, import it in your reports under "configure report" - comments or introduction/termsofservice.

When you turn on "Include notes", it will also create some white space where you could add handwritten notes after you printed the report.

Opmaak van de PDF plaatsbeschrijving

Hoe slaat u de hoge-resolutiefoto's op en deelt u ze met uw kant?

Foto's worden altijd opgeslaan binnen de applicatie, en daarnaast heeft u de optie om binnen de instelling van de app ook aan te vinken dat de foto's gekopieerd worden naar de filmrol op uw iPad.

De kopie van de foto's binnen de filmrol is echter niet nodig om uw foto's door te sturen naar de klant. Na de inspectie kunt u alle data, inclusief de foto's, uploaden naar de Smartcloud. Hiervoor klikt u, eens in bereik van WIFI, op het wolkje, of swiped u van links naar rechts om de data op te laden.

Eens alle data opgeladen, kunt u vanaf de website van SmartCheckups alle foto's per plaatsbeschrijving terugvinden. Via een snelle zoekterm op bijvoorbeeld "slaapkamer", heb je onmiddellijk de juiste foto bij de hand die je kan downloaden om hem door te sturen naar de klant.

Is het mogelijk om gefinaliseerde opdrachten later opnieuw te bewerken, indien blijkt dat na enige tijd enkele aanpassingen moeten gebeuren?

U kan inderdaad de gefinaliseerde opdrachten nog bewerken. Enkel wanneer de rapporten digitaal werden gehandtekend, dan worden deze handtekeningen uiteraard niet mee opgenomen in het gewijzigde document, maar moet u de handtekening opnieuw verkrijgen. In dat geval raad ik u aan om een addendum toe te voegen aan het rapport. Indien u het document niet digitaal laat ondertekenen, dan kan u het gefinaliseerd document opnieuw openen door op het (i) icoontje te klikken dat bij het gesloten rapport staat. Na het aanbrengen van de wijzigingen laat u het rapport opnieuw aanmaken (via configureer > regenereer rapport) en op die manier wordt het oude rapport overschreven. Een andere optie is om de volledige template met inhoud van het rapport te kopiëren (via aanmaak nieuw rapport > kopieer laatste rapport + foto's en data).

Ik heb een rapport opgemaakt en druk op de voorbeeldtoets, de applicatie sluit af zodat ik niet in staat ben het rapport te finaliseren en het voorbeeld te bekijken.

Zorg ervoor dat u steeds een rol, zoals bijvoorbeeld huurder of eigenaar, koppelt aan de partijen/ contacten die u toevoegt aan het rapport.

Het rapport staat op mijn iPad, maar is niet terug te vinden op de website.

De mogelijke opties om te exporteren zijn:

  1. Rapport regenereren
  2. Rapport heropladen (ga naar het rapport » open het rapport » klik op opnieuw opladen)
  3. Manueel synchroniseren (ga naar de app » klik op settings » klik op start synchronisatie)
  4. Het rapport exporteren (ga naar en open het rapport » klik op exporteer » exporteer het rapport met een door u gekozen app)

Een voorbeeld in van een afgewerkte plaatsbeschrijving

Download

Kan ik een link naar het rapport doorsturen via e-mail?

Elk gefinaliseerd rapport wordt verstuurd/ upgeload naar de cloud. (Uw iPad dient hiervoor in verbinding te staan met een Wifi-netwerk of via 3G)
Alle URL's van de gefinaliseerde rappporten kan u terugvinden op uw account op de website of via onderstaande link: https://www.smartcheckups.com/account/properties/

Registratie van het huurcontract en de plaatsbeschrijving

In België bestaat de verplichting om het huurcontract en de plaatbeschrijving te registreren.

Het goeie nieuws is dat dit ook online kan. U kunt met andere woorden de met SmartCheckups opgemaakte plaatsbeschrijving als PDF online registeren via MyRent.

Voor meer uitleg:
http://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/e-services/myrent/index.htm

How can I add a disclaimer, introduction or general notes to the report?

There are a few ways of adding extra content to the report. All the content can be added via the 'configure panel' (open inspection > open configure menu):

Adding a disclaimer:
Go to the configuration of the report (click configure button when the inspection form is open) and then click on adding disclaimer. Next a pop-up will appear allowing you to select the disclaimer of your choice. If you cannot import a text block, that means that you have not yet created a text block on www.smartcheckups.com

Via the web application www.smartcheckups.com you can add several text blocks (e.g. disclaimers, introduction notes e.a.). Simply login to www.smartcheckups.com and go to the section 'placeholders' in the header menu. Here you can add the text blocks that you wish to integrate as a text block in your inspection reports. Copy a text block that you use at the moment for your inspection reports (e.g. use an existing disclaimer text, introduction, general notes) and paste that text as a new textblock.

When you have create the text block on the web application, you can import and use these in the reports that you create on the iPad.

Via the 'configure' menu in your inspection, you can now import a textblock.

At the moment you can import 3 text blocks:

- Introduction text block: if used this will appear on the 2nd page of your report;
- Disclaimer text block: this will appear after the introduction text (if used) or alternatively on the 2nd page of your report;
- General comments text block: this will appear after the disclaimer text (if used) or alternatively on the 2nd page of your report. There is no limitation on the length of this text block. This means that you can add several pages of general comments;

NOTE: default the layout of the report includes space that allows you or the beneficiary of the report to write notes for when the report is printed. This section for written notes can be disabled/left out of the report. Again via configure, you can select to have a textblock for written

Toestellen: tablets, smartphones

Welk soort iPad dien ik aan te kopen voor het gebruik van de app?

De applicatie werkt off-line tijdens het opmaken van de plaatsbeschrijving.
Het toestel dient niet te beschikken over 3G.
Het synchen van alle rapporten en foto's kan nadien via Wifi verlopen.

Verder wordt de benodigde opslagruimte bepaald afhankelijk van het aantal panden in beheer, en hoeveel van die panden u actief wil beheren op de iPad. Reken dat u vanaf 100 actieve panden beter een 32GB ipv de 16GB aankoopt.

iPad Mini: SmartCheckups werkt perfect op een mini, maar een groot scherm biedt wel meer gebruiksvriendelijkheid.

Available on other platforms?

We've specifically developed a performant iPad app for property inspections and are not available on other platforms.

Betalingen, facturatie

Is it possible to pay per checkup report?

Wij bieden naast de maandelijkse abonnementen waarmee je een onbeperkt aantal plaatsbeschrijvingen kunt opmaken, ook de optie om per plaatsbeschrijving te betalen.
Neem een ​​kijkje op onze website bij de verschillende tariefplannen of neem contact met ons op.

Cloud ondersteuning

Als ik de Checkups app verwijder en opnieuw installeer, ben ik dan al mijn niet-gefinaliseerde/ open rapporten kwijt?

Wees voorzichtig met het verwijderen van de applicatie. Alle rapporten die nog niet manueel opgeladen zijn naar de cloud, zullen bij het verwijderen van app verdwijnen. Wanneer u op het punt staat de applicatie te verwijderen, kan u ons vooraf steeds contacteren.

Reduceer opslaggebruik van app op iPad

Archiveer rapporten naar de SmartCloud
De plaatsbeschrijvingsrapporten nemen heel wat capaciteit in beslag. Gesloten rapporten kan je verwijderen van de iPad door ze te archiveren naar de SmartCloud.


Swipe rapport van rechts naar links voor het archiveren van de plaatsbeschrijving. Het rapport, alle foto's, nota's en opmerkingen worden verwijderd van de iPad en nemen geen capaciteit meer in. Hiervoor vragen we u wel met WIFI verbonden te zijn.

Eens gearchiveerd kan je alle gegevens na inloggen op www.smartcheckups.com raadplegen. Rapport en foto's kunnen vanaf SmartCloud gedownload worden.

Wens je het rapport later opnieuw op uw iPad ter beschikking te hebben, dan swipe je van links naar rechts voor het downloaden van het rapport. Ook hier is een WIFI verbinding voor nodig.

Lean Breweries CVBA | VAT-ID: BE 0537.192.928
IBAN: BE17 3631 2165 5521 | BIC (SWIFT): BBRUBEBB
Registered office: Franklin Rooseveltlaan 349/B2, 9000 Ghent, Belgium
Created by Lean Breweries CVBA • © 2012 - 2018 • All Rights Reserved